Wie die Gemeinde Niederwil mit dem BriefButler digitalisiert

Portrait Frau Jessica Meili
Niederwil ist eine Aargauer Gemeinde mit √ľber 2‚Äô800 Einwohnern und liegt im Reusstal, im Bezirk Bremgarten.

Gegen Ende 2020 entschied sich die Gemeinde Niederwil einen weiteren Teil in der Verwaltung mit dem BriefButler zu digitalisieren und die Lohnabrechnungen digital √ľber den BriefButler zu versenden. Der BriefButler wurde direkt in die Lohnbuchhaltung der Gemeindefachl√∂sung HISoft implementiert. Seit rund 4 Monaten steht der BriefButler der Gemeinde zur Verf√ľgung und ist fester Bestandteil des Versandprozesses.

Mit Frau Jessica Meili, Leiterin Finanzen der Gemeinde Niederwil, durften wir ein spannendes Interview zu diesem Projekt f√ľhren.
 

Auf welche aktuellen Problematiken stiessen Sie, bevor Sie den BriefButler kennengelernt haben?
Bevor wir die L√∂sung ¬ęBriefButler¬Ľ gekannt haben, lief der Versand der Lohnabrechnungen immer noch auf dem traditionellen Weg ab. Sprich der Mitarbeitende bekam monatlich die Lohnabrechnung¬†per Post zugestellt. Sp√§ter haben wir uns entschieden, einen Teil der Lohnabrechnungen per E-Mail an die Mitarbeitenden zu versenden.

Da f√ľr uns diese Dokumente sensible Daten enthalten, war diese L√∂sung f√ľr uns aus Datenschutzsicht nie optimal. Zudem war die monatliche Triage zwischen elektronischem Versand per Mail und dem physischen Postversand sehr m√ľhsam und zeitaufwendig.
 

Worin sahen Sie die grossen Vorteile vom Einsatz des BriefButlers?
F√ľr mich lassen sich die Vorteile des BriefButler einfach aufteilen:

Einfach und schnell - Da ich viele verschiedene Aufgaben in meinem Arbeitsalltag zu erledigen habe, benötigte ich eine Lösung, welche zum einen einfach in der Handhabung ist, zum anderen möchte ich eine Lösung, welche mir zusätzlich Zeit verschafft und den ganzen Prozess beschleunigt.

Sicher und flexibel -¬†√úber den rechtsicheren Versandkanal des BriefButler geh√∂ren der Versand von PDF-Dokumenten √ľber das offene Internet der Vergangenheit an. Zudem sind die Dokumente mit sensiblem Inhalt von fremden Zugriffen gesch√ľtzt und nur von der berechtigen Person abrufbar.

Nachhaltig -¬†Der Versand √ľber den BriefButler erm√∂glicht es uns ausserdem CO2 einzusparen. Durch den Einsatz des BriefButler haben wir langfristig die M√∂glichkeit die Nachhaltigkeit Schritt f√ľr Schritt zu verbessern. Das ist f√ľr mich ebenfalls ein wichtiger Aspekt.

Ebenfalls sch√§tze ich die Dualit√§t und die damit verbundene Freiheit der Mitarbeitenden. Diese haben nach wie vor die M√∂glichkeit, ob sie die Lohnabrechnungen elektronisch √ľber den BriefButler oder auch direkt physisch in den Briefkasten zugestellt haben m√∂chten. F√ľr mich bedeutet dies bei der Erstellung keinen Mehraufwand mehr, da die Triage entsprechend durch den BriefButler √ľbernommen wurde.


Was waren die groben Schritte des Projekts?
Nach der Kontaktaufnahme √ľber unseren Softwarepartner, die H√ľrlimann Informatik, wurde mir die L√∂sung von der Firma hpc DUAL Schweiz AG, welche den BriefButler in der Schweiz vertreibt, pr√§sentiert. Nach meiner Zusage f√ľr den Einsatz, pr√ľften die beiden Firmen die Implementierung des BriefButler in die Fachapplikation HISoft und setzen dies innerhalb kurzer Zeit um. Nach dem Einrichten unseres Versandprofils war der Prozess bereits abgeschlossen und wir konnten die L√∂sung aktiv nutzen.
 

Wie stark hat die Einrichtung Ihren Arbeitsalltag beeinflusst?
Gar nicht. Wir mussten ein wenig Zeit f√ľr das Erstellen des Versandprofiles aufwenden. Danach √ľbernahmen die H√ľrlimann Informatik und die hpc DUAL Schweiz AG die Einrichtung. Erst als es um das Testen der neu implementierten Software ging, musste ich mich wieder einschalten. Alles ging super schnell und war sehr einfach.
 

Wie war die Projektbetreuung durch die H√ľrlimann Informatik und hpc DUAL Schweiz AG?
Beide Firmen betreuten uns optimal bei der Einrichtung, standen uns f√ľr zus√§tzliche Anliegen zur Verf√ľgung und trieben die Implementation schnell vorw√§rts. Bereits nach kurzer Zeit, konnten wir die erste Sendung √ľber den BriefButler versenden.
 

Was gefällt den Mitarbeitenden der Gemeinde Niederwil am BriefButler besonders?
Die Mitarbeitenden schätzen, dass die Dokumente nun einfach und doch sicher per Mail abgeholt werden können. Ebenfalls haben wir immer noch den ein oder anderen Mitarbeitenden, welcher noch immer die Lohnabrechnung jeden Monat aus dem Briefkasten nehmen möchte. Auch diesem Wunsch können wir ohne Mehraufwand nachkommen.
 

W√ľrden Sie den BriefButler auch anderen √∂ffentlichen Verwaltungen empfehlen und wenn ja wieso?
Auf jeden Fall! Wir konnten feststellen, dass die Mitarbeitenden den digitalen Zustellweg sehr schätzen. Zudem vereinfacht es den monatlichen Prozess enorm, ohne dabei die Flexibilität zu verlieren.
 

Wo sieht die Gemeinde Niederwil weitere Einsatzmöglichkeiten des BriefButlers?
Zuk√ľnftig ist die Idee weitere Gemeinderechnungen √ľber den BriefButler an unsere B√ľrger/innen zu versenden. Ebenfalls pr√ľfen wir die Umstellung zum BriefButler im Bereich der Einwohnerkontrolle f√ľr den Versand von Serienbriefen, Wohnsitzbescheinigungen etc.


Wir bedanken uns bei Jessica Meili f√ľr das spannende Interview und der Gemeinde Niederwil f√ľr das entgegengebrachte Vertrauen.

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